社内の情報を共有することはコミュニケーションの円滑化や業務効率の改善などにとって必要不可欠です。
情報共有の主な手段としてメールが挙げられますが、過去の経緯を遡ったり必要な情報を検索したりする際に不便なことも多いです。そのため社内共有を円滑に進めるためにさまざまなツールが用いられています。
しかし、ツールの利用が難しい場合はかえって情報共有に時間がかかってしまうことでしょう。
そこで今回は社内共有によく用いられているツールやそのメリット・ツール活用のポイントをご紹介します。
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社内情報共有で生産性が向上
社内情報共有ツールを導入するメリットは主に４つ挙げられます。
１社内情報共有にかかる手間を削減
例えばメールであればまずメールアドレスの確認から始まり、タイトル決めやCCに誰を入れるか、署名はどうするかなど様々な形式をビジネスシーンでは気にしなければなりません。
しかし社内情報共有ツールはそういった面を気にせず非常に円滑に情報を共有することが可能です。
伝えたい情報を迅速に伝達することができます。
2.情報を一括整理・管理
ファイルサーバーで保存場所を共有
社内情報共有ツールを利用することで、情報の一括整理や管理が容易となります。
社員ごとでばらばらだった情報を共有ツールによって一つにまとめられるようになるのです。
情報のすり合わせを迅速に行え、業務の効率化に繋がります。
3.情報の検索や更新を簡易化
社内情報共有ツール内にドキュメントやフォルダを作成し、関連する情報をまとめることによって情報の検索や更新を簡易化することができます。
例えば社内で新しい製品が発売された際、その情報を共有ツールに載せておけば社員全員が簡単に検索することができるようになります。
また管理権限を社員全員に付与すれば更新も容易で、常に最新の情報が更新されます。
4.コミュニケーションの活性化
社内情報共有ツールをパソコンだけでなくスマートフォンなどにインストールすれば、外部にいても迅速に連絡が取れコミュニケーションが活発化します。
また複数が参加できるチャット機能を使えば、1対1のやりとりでなく複数名と一挙にやり取りをすることが可能です。
情報共有はクラウド化が必須
円滑に社内で情報共有を進めるためには社内共有ツールを用いることが最も効果的でしょう。従来のメールや電話、FAXといった連絡方法よりも格段に早いやり取りを行うことが可能であるためです。
また共有サーバーで共有フォルダを作れば、社内の情報を一括整理し情報を社員全員で共有できます。一方でリモートワーク が普及して、働く場所が多様化している中、都度社内サーバーに接続する手間を考えると、情報共有をクラウド化するべきか悩んでいる企業も多いでしょう。
今や、情報共有をクラウド化するのは必須で、導入することで驚くほど業務効率化ができるようになります。
2019年に総務省が実施した「通信利用動向調査」によると、2017年の段階でインターネット経由で情報の管理や共有ができるクラウドサービスを利用している企業は50％を超え、その目的として上位に情報共有が上がっており、情報共有にクラウドを使うのが当たり前になってきています。
だからといって「どのようなツールでもいい」と焦って導入すると、セキュリティ面やコスト、利便性の面で思うような成果を実感できません。
事前に情報共有をクラウド化するメリットやデメリットを知り、導入事例を踏まえた上で、自社にあうクラウドツールを検討できるようになることが大切です。
以下にツールのメリットや選び方を詳しく解説します。
社内情報共有ツールの選ぶポイント
先述したように社内情報共有ツールにはさまざまなメリットがあります。
しかし、メリットが多いからと言ってただ導入すれば良いとうわけではありません。
次に社内情報共有ツールを選ぶ際のポイントをご説明します。
1.社内の課題を明確にした上で使い方を設定にする
まず最も重要なことは自社の課題を明確にし、使い方を明確にした上で使い方を設定するということです。
課題が不明瞭なまま社内情報共有ツールを導入しても、どのように使用して良いかわからずあまり使われないままという事態に陥りかねません。
そのツールを導入することによって社内のどの課題を変えたいのか、どのように使ってもらいたいのかといったことを明確にしておけば、スムーズに導入を行えるようになります。
2.使いやすいかどうかを重視する
先述しましたが、社内の情報共有の課題として「情報共有を推進しても社員の間で浸透しない」というものがあります。
この原因の一つとして「新しいツールが使いにくく従来使用しているメールの方が良い」というものが挙げられるでしょう。
使いづらいツールの使い方を覚えるよりも、慣れ親しんだメールを使い続けた方が良いというのは当然言えます。
そのため、社内情報共有ツールを選ぶ際には「使いやすさ」を重視しましょう。
情報共有をクラウド化するときの注意点
情報共有をクラウド化すると決めた場合、社内への周知や計画的な導入を行わないと、思わぬところで業務に支障をきたす可能性があります。
そこで最後に、実際に情報共有をクラウド化するとしたらどのようなことに留意する必要があるのかご紹介します。
社内でもセキュリティ意識を高める
先ほどご紹介したように大切な情報を守るためにもクラウドツールのセキュリティ対策は重要視すべきポイントですが、同じように社内でもセキュリティ意識を高めておく必要があります。
多くのクラウドツールは、個別にパスワードが発行されパスワード認証により管理されています。このパスワードの扱いが雑だとパスワードの漏洩につながりかねません。
2013年に株式会社シマンテックと日本ベリサイン株式会社が実施した「個人・企業のパスワード管理に関する 意識調査」では、約27％の人が「個人用と企業用の使い分けをしていない」と答えています。
また、リモートアクセスの時には「社員番号や氏名など特定できるパスワードを使っている」と答えた人が50％を超える結果に。
いくらセキュリティ対策を重視したツールを使ってもパスワード管理やセキュリティに対する意識が甘いと、適切な情報管理ができているとは言い難いでしょう。
パスワードの設定方法や管理方法はマニュアル化して、社員に周知してから導入するとリスクを避けることができます。
クラウド化する範囲を明確にする
情報共有をクラウド上で行う前に「どこまでクラウド化するのか？」を明確にしましょう。社内や外部に共有することがない資料までクラウド化すると、かえってリスクが高まる可能性があります。
社員に対しても、どのような情報共有、情報管理の場合にクラウドツールを使用してもいいのか明確にしておかないと、便利さ故に使用範囲がどんどん広くなる可能性も。
業務効率化のはずが、どれをクラウド化したのか分からなくなり逆に時間がかかるという事態に陥りかねません。
だからこそ、事前に
- クラウド化をする必要があるかジャッジする。不要な場合、かえって情報漏洩リスクが上がる場合も。
- クラウドを利用する目的を明確にして、社内での利用範囲を統一化する。
- クラウド上で情報管理、情報共有する際のルールを決めて展開する。
上記のポイントを押さえてどのように導入をするのか検討しましょう。
計画的に導入を進める
「他社がクラウドツールを導入したから、自社でもいち早く導入しないと！」と焦るのは避けたいところ。
充分に検討しないで情報共有のクラウド化を焦ったところ、下記のような失敗事例と同じことが起こるかもしれません。
- いくつものツールを同時に導入し、管理が複雑になった。
- 予算を把握しきれておらず、予想以上にコストがかかった。
- 社員に周知していなかったため、導入時に混乱が起きた。
- 突然クラウドツールに移行したことで、進行中の仕事に支障が出た。
- 管理者や管理責任者を立てておらず、社内の問い合わせ先がない状態に陥った。
このような事態を避けるためにも、導入までのスケジュールを立てて計画的に進めましょう。事前に代表者を集めて、導入方法や操作方法をレクチャーできるとベスト。
また、どのクラウド化ツールを採用するのかは、多くのツールに設けられている無料のデモ期間を活用しながら業務効率化につながるものを選定するといいでしょう。
役立つ社内情報共有ツールをご紹介
これまで社内情報共有ツールのメリットや選び方やデメリットをご紹介いたしました。
社内で情報共有をするにあたり、これらのツールがいかに効果的であるかおわかりいただけたと思います。
しかし、社内情報共有ツールと一言で言っても種類によって特化した機能が異なるのです。
今回は「データ共有」「社内コミュニケーション」「スケジュール・タスク管理」の3つの機能から、各種の社内情報共有ツールの強みや特徴をご紹介します。
【データ共有】クラウドツール
まずデータ共有に特化したツールをご紹介します。
flouu
情報共有ツールflouu（フロー）は、複数人で文書を同時にリアルタイム編集する機能や、文書を書きながらチャット、コメントができる機能があり、情報共有のベースになる記事・ドキュメントを効率的に作成することが可能です。
また、個々の記事・ドキュメントには様々なラベルがつけられるため、蓄積された情報を簡単に探し、活用することができます。
加えて文書のバージョン（版）の記録やバージョン間の差分の確認機能も充実しているため、これまでに文書がどのような修正が加えられてきたのかが一目でわかりま
GoogleDrive
Google DriveはGoogleが提供している社内情報共有ツールです。
Googleのアカウントを持っていればすぐに無料で始めることができます。
共有カレンダーやドキュメント、スプレッドシートなどにより社員のスケジュールや文書などさまざまなデータを簡単に共有できます。
またGmailなどのGoogleサービスと連携できるのも大きな魅力です。
Kibela
Kibelaは株式会社ビットジャーニーが提供している社内情報共有ツールです。
その最大の特徴は情報共有がBlog形式とWiki形式に分かれていること。
個人で発信する情報はBlog形式で、複数で情報を更新していく際はWiki形式を用います。
特にWiki形式の情報発信は社内掲示板として優れており、社員全員に共有して欲しい情報を簡単に発信することが可能です。
また非営利団体であれば6名以上の利用でも無料で利用することができます。
NotePM
NotePMは株式会社プロジェクト・モードが提供しているドキュメント専用の社内情報共有ツールです。
事前に設定すれば業務プロジェクトやチーム単位で情報の公開範囲を設定できるなど、フォルダを階層化し情報を見やすくすることが可能です。
また添付ファイル名だけでなくその中身を対象にを全文検索する機能があり、欲しい情報をすぐに見つけることができます。
Qiita:Team
Qiita:TeamはIncrements株式会社が提供している社内情報共有ツールです。
社内ドキュメントを一括管理することができます。
直感的な操作で文書作成が容易であることが特徴です。
またフォルダの階層構造がなく、タイムラインが一つであるため書いた文書の共有を簡単に行うことができます。
文書ごとにコメント欄が用意されているため、各文書の意見交換の場として活用することも可能です。
Dropbox
DropboxはアメリカのDropbox,inc.が提供しているオンラインストレージサービスです。
個人向けオンライストレージサービスでは最も有名なものの一つでしょう。
しかし、Dropbox Businessというビジネス向けのサービスも提供しています。
個人向けのサービスと最も大きな違いは管理機能が存在することです。
管理機能によってメンバー登録・削除や特定のメンバーのみが共有できるフォルダの作成などを行うことができます。
この機能により情報漏洩を防ぐことができ、ビジネス用ツールとして非常に優れています。
また共有フォルダ内で共同作業を行うことも可能で、作業は自動で共有されるため非常に便利です。
Stock
Stockは株式会社リンクライブが提供している社内情報共有ツールです。
シンプルさと使いやすさを重視しており、簡単にチーム内の情報ストックとタスク管理ができます。
しっかりとストックされていくため、従来のチャットツールのように情報が流れていくことがありません。
またストック方法もチャット画面にドロップするだけで行えるので、非常に扱いやすいツールと言えるでしょう。
【社内コミュニケーション】クラウドツール
次に社内コミュニケーションに特化したツールをご紹介します。
Slack
Slackはビジネス向けチャットツールとして最も有名なものの一つです。
GoogleカレンダーやTrello、Dropboxなど連携できるアプリが多く、効率よく業務を進めることができます。
また「特定のメンバーのメッセージ検索」「指定した日付・期間に絞ったメッセージ検索」などを行えるため、メッセージやファイルの検索方法が非常に簡単です。
Chatwork
ChatworkはSlackと同様にビジネス向けチャットツールとして非常に有名です。
その最大の特徴はタスク管理機能です。
自分のタスクだけでなく相手のタスクも作成することができるため、相手のタスクを共有した上で業務を進めることができます。
またタスク設定の際は完了期限なども設定でき、非常に便利です。
チャットは1対1だけでなく複数名で行うこともでき、プロジェクトや部署単位で情報共有を行えます。
Yammer
YammerはMicrosoftが提供するOffice365に含まれているチャットツールです。
チームやプロジェクトなどで使用される社内SNSとして、フォーチュン500に選ばれた企業の内85%が使用するなど高い人気を誇ります。
他のチャットツールよりもSNSのようなインターフェースをしているため、フランクに利用しやすいのが特徴です。
またグループ作成やファイル添付も行うことができ、多様な利用方法が可能です。
LINE WORKS
LINE WORKSはLINEのビジネス用チャットツールです。
インターフェースがLINEを基にして設計されているため、始めやすいことが特徴としてあげられるでしょう。
スタンプ機能などもあるため、多様なコミュニケーションを行えます。
またカレンダーやファイル共有機能もあり、ビジネス上必要な機能も充実しています。
InCircle
InCircleには1対1のトークやグループチャット、メッセージ通知などチャットツールとして重要な機能が備えらています。
操作感や見やすさを重視して開発されているため、社内のコミュニケーションがより円滑になることでしょう。
またAPI機能が搭載されており、Google ドキュメントやOfficeなど多様なアプリケーションと連携できます。
これによって、自社にとって必要な機能を組み合わせ最適なチャットツールの導入ができるのです。
【スケジュール・タスク管理】クラウドツール
最後にスケジュール・タスクに管理に特化したツールをご紹介します。
Garoon
Garoonはサイボウズが提供するサービスであるため、日本人にあった操作性を実現しています。
特に管理機能が充実しており、スケジュールや施設予約、タスク管理などが容易に行えるのです。
またタイムライン形式で書き込まれた情報を時系列で整理する機能が搭載されています。
そのため、引き継ぎの際や途中から話題に参加した際も問題なくコミュニケーションを行えます。
kintone
kintoneはノンプラミングでアプリを作ることができ、データ管理やタスク管理、情報共有を最適な形で行うことが可能です。
アプリストアからサンプルアプリを探し、ドラッグ&ドロップで自由に構築することができます。
スケジュールやタスク管理に関するアプリは非常に充実しているので、自分にあったツールを利用することができます。
海外でも支店があり世界中でも多言語対応しているのもメリットです。
Backlog
Backlogは様々まチャートによってスケジュールやタスク管理を容易に行うことができます。システム開発のプロジェクトスケジュール管理などにも便利です。
ガントチャートはタスクの完了期限を棒グラフで表示し、決められた項目を埋めると自動的に作成されます。
またバーンダウンチャートは折れ線グラフで進捗状況が表示され、業務が問題なく遂行しているか一目でわかります。
このようにBacklogではチャートを用いることによってスケジュールやタスク管理を円滑に行うことが可能なのです。
まとめ
社内で情報を共有するためにクラウドツールの利用は欠かせません。
しかし、今回ご説明した通り社内情報共有ツールには数多くの種類がありその用途もさまざまです。
そのためツールを導入する際には社内情報共有においてどのような課題を抱えているのか、どのような手段によって解決できるのかといったことをしっかりと見直しを行う必要があるでしょう。
情報共有をクラウド化するメリットは次の4つ
- 情報共有にかかっていた手間が省ける
- 大切な情報を一括して管理できる
- 他の方法を利用するよりランニングコストが抑えられる
- 働き方改革で推進されている多様な働き方に対応できる
デメリットとして考えられるのは次の2つ
- 不正アクセスどにより情報漏洩する危険性がある
→セキュリティ対策が行われるサービスを選択 - サービス自体に不具合がある可能性も0ではない
→契約時に不安な部分は払拭をしておく
実際に情報共有をクラウド化する時の注意点は
- パスワード管理の強化など社内でもセキュリティ対策を行う
- クラウド上で管理する範囲を明確にする
- 焦らずに計画的に導入をする
この点を踏まえれば社内情報共有が円滑に進み、コミュニケーションの活性化や業務効率の改善などにつながり、利益を最大化することが可能となるのです。
ぜひ前向きにご検討してみたくださいね＾＾
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