【業務効率化】社内wikiツールとは?知識・情報・ノウハウを一箇所に集約して共有管理

「社内のノウハウが分散して活かされずもったいない。ナレッジをためるべきだがこれまで上手くいっていない。社内wikiツールの活用であればどうか?」と解決策を検討されている方に、今回は社内wikiツールの活用策をご紹介します。

社内wikiは、社内で情報やナレッジを蓄積し共有するためのツールです。社内wikiを導入する事で、様々な部署や人間が持っている知識・情報・ノウハウを一箇所に集約して共有し、業務効率化できます。

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社内wikiとは?

社内wiki

社内wikiとは、wiki型で社内の情報やノウハウを蓄積・共有するためのツールです。サイト管理者やページ作成者だけでなく、ページを閲覧する多数のユーザーがHTML等の技術知識なしに簡易なかたちでサイトのページを直接編集できることが特徴です。

wikiとは、WebブラウザからWebサイト上のページの追加・記載・更新等を直接行えるWebサイト編集システムです。wikipediaのように、共同で編集することに向いています。

なお、wikipediaはwiki形式で作成・共有しているインターネット百科事典のサービス名であり、wikiとwikipediaでは意味が異なります。

そして一般的にwikiの特性を持つ社内wikiは、閲覧者が自由に編集できるという性質を活かして、ドキュメントを最初から完璧に仕上げるのではなく、未完成でも作成したページを共有して、みなで追加・更新できるのが大きなポイントとなります。

社内wikiのメリットとは?

2020年版】社内Wikiツールまとめ15選 | 社内の情報共有に効果を発揮 ...

社内情報共有が加速するからこそのメリットと、wiki形式の社内情報共有ツールだからこそのメリットに分けてご紹介します。

属人化を防ぐ

属人化とは、社内の業務において特定の人だけが内容を把握し情報を共有していない状況になります。

特にマニュアルなどのドキュメント類を社内wikiで管理すると、各メンバーに依存していた情報を共有化する事が出来るため、属人化を防ぐ事に役立ちます。

保存場所、フォーマットなどの統一

マニュアルの多くはワードやパワーポイント、テキストなど様々な形式で作成されていますが、社内wikiを活用すると、誰でも操作が可能な簡易的なHTMLファイルで統一されます。

保存場所も共有サーバーやローカルのパソコン内などバラバラで保存されいる事が多いと思いますが、まとめやすくなるメリットがあります。

実際に必要なシーンとなってから、「あの手順書は誰が持ってる?」「どこに保存してある?」「最新版になっている?」などと、所有者や保存場所の検索をかける事が多いと思いますが「ドキュメント類は全て社内wikiにアップロードされている」という認識になれば探す手間も省けます。

バックアップが複数あってどれが最新版なのか分かりにくいシチュエーションも見かけますが、社内wikiは基本的にファイルが複数に跨るような事はありません。

権限の付与ができる

社内情報は全社員に向けて共有したい情報と、一部のメンバーのみに共有したいなど、情報したいデータの種類によって様々です。社内wikiは様々なツールがありますが、ほぼどんなツールでも編集・閲覧に権限を付与する事が可能です。

例えば、経理データを経理部門全員と報告を上げるマネージャーにだけ権限を付与する事も出来ますし、社内用語など全社員の共通認識として必要な情報共有は全員が閲覧・編集可能というように用途によって権限を使い分ける事が可能です。

質問の重複を防止

「同じことを別々に何度も言っている」、「みな同じところでつまづいて人に聞く」というのはよく起きがちです。回答する側としては、何度も同じ話をするのではなく、あそこに書いているのであそこを見てくださいとか、そもそもみなが先にやり方を確認して質問自体をなくした方が互いに無駄な時間がなくなります。

会議の円滑化

会議では、目的の認識合わせや、検討する際の前提知識の共有に時間がかかりがちです。「この問題についてはこういう方法がよいのでは」との発言に対して、「それは昔やったけど、こういう点で不十分だった」など経緯を知らないばかりに議論が進まないケースもあります。

会議前にアジェンダが共有され、アジェンダに関連する過去の取り組みや現時点での検討状況を事前に目を通せていれば、会議は本題から始められるので、議論が進みます。

ノウハウ共有による品質向上

社内の誰かが実践したことある問題に対して、別の人が新たに自分で解決策を考えるというのは非効率ですし、経験者の知恵を活かせないのは組織としてももったいないです。

ノウハウが共有されれば、別の人が同じ問題に直面した時に、スムーズに解決策を実行できますし、実行に際しては、そのノウハウを改良してより成果を高められないか、と次のステップを考えられるようになることで、品質の向上にもつながります。

人材育成

新規に採用したメンバーや部署異動で来たメンバーに研修を通じて業務に早く慣れてもらうのはいわずもがな重要です。その研修のために、研修担当者を1~2週間つけて、みっちり指導している会社もあると思いますが、研修担当者の負荷が高まりますよね。しかも、メンバーが加入するたびに同じことを繰り返す必要があります

その際、「社内wikiに最初に覚えるべきポイントが書いてあるからここを読んでおいて、わからなかったら質問ください」だとだいぶ対応時間を減らすことができます。

円滑なコミュニケーション

社内の情報が不透明で、誰が何をやっているかわからない、というのは社内の士気に関わります。社内みなの取り組みをwiki上で記載することで、お互いがわかるようになります。

経営側としては、会社の方針やKPIの進捗などを発信することで、メンバーの動機づけにもつなげられます。結果として、組織の一体感醸成による士気向上もメリットと考えられます。

wiki形式の共有ツールの利便性とは?

更新が簡易

ページの編集者が限定されておらず、ページを見て編集したいと思った全てのユーザーがその場ですぐに編集できるので、更新されやすいページになります。

特定の人しか更新できない状態だと、誰かが修正点に気づいても直すことができず、作成者が忙しくて更新せずに、古い情報になっていく、そして見られなくなっていくというのもありがちです。それを防ぐ意味でも誰でも更新できるのは重要です。

UIが分かりやすい

ページ作成にHTMLや特定知識の習得が必要となると、一部の人にしか書かれなくなってしまいます。社内wikiツールの多くは、簡易的な記法で書けるようになっています。簡易的な記法の一つとして、Markdownという記法が複数システムで採用されています。

Markdownは文字装飾やリスト形式での記載などに対応していて表現方法の幅は広いのですが、最低限書き方を覚える必要がありますので、Markdown方式にするのかは判断が分かれるところです。

注意点とは?

社内wikiツールでナレッジ共有が加速。始め方と3つの社内浸透策 ...

みながノウハウを書き出せばメリットの大きいツールですが、そこへの道のりは決して平坦ではありません。以下の注意点を意識して社内導入を進める必要があります。

書いてくれないと何も進まない

社内文化として、口頭での伝承や議論が多い場合は、「なぜ書かなければならないのか」という反応もありえます。個人間の差もあり、情報発信が好きな人もいる一方で、情報発信に消極的な人もいるでしょう。最初はみなで書いたけど、途中で飽きて書く人が減ってしまったということもあり得そうです。

そのため、皆で書きましょうと言っても、それだけでは進まないケースがあります。ある程度、社内浸透策を進める必要があります。

情報の分散を避ける

情報共有のポイントは、なるべく多くの情報を共有できることなので、セキュリティ上・機密上のよほど重要なことでない限りは一か所にまとめて運用することをおすすめします。チームやグループごと、事業部ごと、というのはなるべく避けましょう。

他の社内情報共有ツールとの使い分けや統合

会社や部署の立ち上げ直後でなければ、チャットツール、社内掲示板、社内SNS、文書管理など情報共有に使えそうなツールはすでにいくつも利用中であることが多いでしょう。用途別に使い分けるのも手ではありますが、多すぎると、使う側は使い方を覚えるにも、どこに情報を格納したのか思い出すにも大変になってしまいますので、なるべく数は絞るべきです。

社内wikiツールの選定ポイント

社内wikiの使い方とは?情報にアクセスしやすい環境を整えよう | 業務 ...

社内wikiツールはたくさんありますが、それぞれ特徴があります。自社の利用目的にあったツールを選ぶことが重要です。

1)必要な機能や仕様を満たしているか
利用人数、権限の設定、スマホ対応、通知の設定など

2)使いやすいか
PCやITが苦手な社員でも簡単に操作できるか

3)情報の蓄積や検索がしやすいか
情報・ナレッジを蓄積しやすく、検索しやすく、アクセスしやすく、更新しやすいか

4)料金は利用目的に対して適正か
有料、無料、1人あたりの料金

5)セキュリティは万全か
情報の取扱いは適切か、ITリテラシーが高くない社員が利用しても漏洩の心配がないか

おすすめ社内wikiツール

社内Wikiでチームが強くなる? 社内Wikiサービス8選 - toaster team ...

NotePM

NotePM

NotePM(ノートピーエム) は、社内マニュアル・業務ノウハウ・製品設計書・議事録など、さまざまなナレッジ情報を一元管理する「社内wiki」です。

NotePMの特徴

  • 高機能エディタと豊富なビジネステンプレート
  • フォルダとタグで情報を整理
  • ファイル全文検索、キーワードハイライト
  • 柔軟なアクセス権限(参照専用、ゲスト権限、グループ)
  • Markdown対応

料金プラン(月額/税込み)
• 1,000円/3名
• 9,500円/25名
• 17,500円/50名
• 30,000円/100名
• 125,000円/500名
• 250,000円/1000名 ※1000名以上はお問い合わせ
無料トライアル期間:30日間

NotePM
URL: https://notepm.jp/

esa

esa

esa(エサ) は「情報を育てる」という視点で作られた、自律的なチームのための情報共有サービスです。

esaの特徴

  • WIP機能(書き途中で公開)
  • かわいいデザイン
  • 記事の外部公開とスライドショー
  • カテゴリ・タグ機能
  • Markdown対応

料金プラン(月額/税込み)
• 500円/1名あたり
無料トライアル期間:2ヶ月

esa
URL: https://esa.io/

Confluence

Confluence

Confluence(コンフルエンス) は、オーストラリアのAtlassian(アトラシアン)が運営する社内情報共有ツールです。Atlassianが提供している有名なツールとして、プロジェクト管理ツール「Jira」、タスク管理ツール「Trello」などがあります。

Confluenceの特徴

  • 柔軟なアクセス権限
  • Jira、Trello連携
  • 大規模ユーザーに強い
  • Markdown非対応(プラグインあり)

料金プラン(月額/クラウド版/STANDARD)
• 1,200円/10名
• 30,000円/50名
• 60,000円/100名
• 220,000円/500名
• 402,000円/1000名 ※オンプレ版、プレミアムプランもあり。
無料トライアル期間:7日間

Confluence
URL: https://www.atlassian.com/ja/software/confluence

Qiita:Team

Qiita:Team

Qiita:Team(キータチーム) は簡単にかけて、簡単に共有できる、社内向け情報共有サービスです。
エンジニア向けブログ「Qiita」のビジネス版です。

Qiita:Teamの特徴

  • 「Qiita」のビジネス版
  • コメントやイイね!機能
  • エンジニア向けAPIが豊富
  • Markdown対応

料金プラン(月額/税込み)
• 1,520円/3名
• 4,900円/7名
• 7,050円/10名
• 15,300円/17名
• 18人目以降は+720円/1人
無料トライアル期間:30日間

Qiita:Team
URL: https://teams.qiita.com/

Kibela

Kibela

Kibela(キベラ) は、「ひとりのアイデアをみんなのチカラに」「個人の発信を組織の力にする」がコンセプトの情報共有ツールです。

Kibelaの特徴

  • メンバーの顔と名前と得意がわかる
  • Blogのように情報発信
  • 組織の規模に応じたグループ機能
  • Markdown対応

料金プラン(月額/税込み)
• 無料/5名まで
• 550円/1名(スタンダード)
• 1,650円/1名(エンタープライズ)
無料トライアル期間:2ヶ月

Kibela
URL: https://kibe.la/ja

DocBase

DocBase

DocBase(ドックベース) は、さまざまな人やツールに散らばっていた情報を一元化し、必要な情報が、必要なメンバーの中で共有できる情報共有サービスです。

DocBaseの特徴

  • 複数のメモをまとめて情報を整理
  • タグ機能
  • 柔軟なアクセス権限(グループ機能)
  • Markdown対応

料金プラン(月額/税込み)
• 990円/3名
• 4,950円/10名
• 9,900円/30名
• 21,450円/100名
• 43,450円/200名
無料トライアル期間:30日間

DocBase
URL: https://docbase.io/

Scrapbox

Scrapbox

Scrapbox(スクラップボックス) は、チームでリアルタイムに情報を共有できるツールです。タグとリンクによる自動整理機能により、大量の情報を簡単に扱えるのが特徴です。

Scrapboxの特徴

  • タグとリンクによる自動整理機能
  • 複数ユーザーによる同時編集
  • 1アクションで画像や動画、地図を添付
  • Markdown非対応

料金プラン
• 個人 無料
• 法人 1,000円/1名(BUSINESS)

Scrapbox
URL: https://scrapbox.io/product

Qast

Qast

Qast(キャスト) は、Q&Aとメモでナレッジを蓄積する情報共有ツールです

Qastの特徴

  • Q&A機能
  • 匿名で質問機能
  • スコアで貢献を可視化
  • Markdown対応

料金プラン(月額/税込み)
• 2,750円/5名
• 5,500円/10名
• 11,000円/20名
• 27,500円/50名
• 55,000円/100名
無料トライアル期間:30日間

Qast
URL: https://qast.jp/

Dropbox Paper

Dropbox Paper

Dropbox Paper(ドロップボックス ペーパー) は、オンラインストレージサービスで有名な「Dropbox」が提供しているサービスです。Dropboxがファイル共有・保存がメインであるのに対し、Dropbox Paperは、ドキュメント作成・共有に特化したサービスです。

Dropbox Paperの特徴

  • 動画などのメディアファイル埋込
  • プレゼンテーション機能
  • iOS、Android対応
  • MarkdownとWYSIWYGのミックス

料金プラン(月額 / 税込み)
• Dropboxユーザーは無料
• 1,375円 / 1名
(Dropbox Business Standard)

Dropbox Paper
URL: https://www.dropbox.com/ja/paper

Notion

Notion

Notion(ノーション) は、「オールインワン ワークスペース」がコンセプトの情報共有ツールです。ドキュメント共有機能に、メモ(Evernote)、タスク(Trello)、プロジェクト管理(Redmine/Backlog)、スプレッドシート(Google Sheets)が合体したようなサービスです。

Notionの特徴

  • オールインワン機能
  • iOS、Android、Windows、Mac対応
  • 日本語メニュー非対応
  • MarkdownとWYSIWYGのミックス

料金プラン(月額)
• 8ドル / 1名
(Teamプラン)
※無料プランあり

Notion
URL: https://www.notion.so/product

Guru

Guru

Guru(グル) は、Slack連携が特徴的な社内wikiサービスです。

Guruの特徴

  • Slack上からwikiを閲覧・編集
  • 豊富な他システム連携機能
  • 日本語メニュー非対応
  • MarkdownとWYSIWYGのミックス

料金プラン(月額)
• 14ドル / 1名
(Essentialプラン)

Guru
URL: https://www.getguru.com/

Crowi

Crowi

Crowi(クロウウィ) は、無料かつオンプレ環境で利用できる、オープンソースのwikiツールです。

Crowiの特徴

  • シンプルUI
  • オープンソースソフトウェア
  • オンプレ環境で利用可能
  • Markdown対応

料金プラン
無料

Crowi
URL: https://site.crowi.wiki/

Knowledge

Knowledge

Knowledge(ナレッジ) は、自社サーバーにインストールできるオープンソースの情報共有サービスです。

Knowledgeの特徴

  • 簡単セットアップ
  • オープンソースソフトウェア
  • モバイル対応
  • Markdown対応

料金プラン
無料

Knowledge
URL: https://information-knowledge.support-project.org/ja/

Dokuwiki

Dokuwiki

DokuWiki(ドクウィキ) は、データベースを必要としない、オープンソースのwikiツールです。

Dokuwikiの特徴

  • インストールと利用が簡単
  • アクセス制御あり
  • 50以上の言語に対応
  • オープンソースソフトウェア

料金プラン
無料

DokuWiki
URL: https://www.dokuwiki.org/ja:dokuwiki

PukiWiki

PukiWiki

PukiWiki(プキウィキ) は、自由にページを編集できる、オープンソースのwikiツールです。

PukiWikiの特徴

  • 設置が容易で動作が軽快
  • 豊富なプラグインで機能の拡張ができる
  • ファイルをページに添付することができる
  • オープンソースソフトウェア

料金プラン
無料

PukiWiki
URL: https://pukiwiki.osdn.jp/

社内WIKIツール 比較一覧

NotePMesaConfluence
特長・高機能エディタとテンプレート
・フォルダとタグで情報整理
・全文検索
・柔軟なアクセス権限
・Markdown対応
・WIP機能
・かわいいデザイン
・記事の外部公開とスライド
・カテゴリ・タグ機能
・Markdown対応
・柔軟なアクセス権限
・Jira、Trello連携
・大規模ユーザーに強い
・Markdown非対応
※プラグインあり
料金• 1,000円/3名
• 9,500円/25名
• 17,500円/50名
• 30,000円/100名
• 125,000円/500名
• 250,000円/1000名
• 500円/1名あたり• 1,200円/10名
• 30,000円/50名
• 60,000円/100名
• 220,000円/500名
• 402,000円/1000名
Qiita:TeamKibelaDocBase
特長・「Qiita」のビジネス版
・コメントやイイね!機能
・エンジニア向けAPIが豊富
・Markdown対応
・顔と名前と得意がわかる
・Blogのように情報発信
・グループ機能
・Markdown対応
・複数のメモをまとめて整理
・タグ機能
・柔軟なアクセス権限
・Markdown対応
料金• 1,520円/3名
• 4,900円/7名
• 7,050円/10名
• 15,300円/17名
• 18人目以降は+720円/1人
• 無料/5名まで
• 550円/1名
(スタンダード)
• 1,650円/1名
(エンタープライズ)
• 990円/3名
• 4,950円/10名
• 9,900円/30名
• 21,450円/100名
• 43,450円/200名
ScrapboxQastCrowi
特長・タグとリンク自動整理
・複数ユーザー同時編集
・画像/動画/地図を添付
・Markdown非対応
・Q&A機能
・匿名で質問機能
・スコアで貢献を可視化
・Markdown対応
・シンプルUI
・OSS
・オンプレ環境可能
・Markdown対応
料金• 個人 無料
• 法人 1,000円/1名
(BUSINESS)
• 2,750円/5名
• 5,500円/10名
• 11,000円/20名
• 27,500円/50名
• 55,000円/100名
無料
Dropbox PaperNotionGuru
特長・メディアファイル埋込
・プレゼンテーション機能
・iOS、Android対応
・Markdown+WYSIWYG
・オールインワン機能
・iOS/AndroidWin/Mac対応
・日本語メニュー非対応
・Markdown+WYSIWYG
・Slack上からwikiを閲覧・編集
・豊富な他システム連携機能
・日本語メニュー非対応
・Markdown+WYSIWYG
料金Dropboxユーザーは無料
• 1,375円/1名
(Business Standard)
• 8ドル/1名
(Teamプラン)
※無料プランあり
• 14ドル/1名
(Essentialプラン)
KnowledgeDokuwikiPukiWiki
特長・簡単セットアップ
・OSS
・モバイル対応
・Markdown対応
・インストールと利用が簡単
・OSS
・アクセス制御あり
・50以上の言語に対応
・設置が容易で動作が軽快
・OSS
・豊富なプラグイン
・ファイル添付
料金無料無料無料

まとめ

社内版ウィキペディア「社内wiki」とは? ほかの情報共有ツールとの ...

社内wikiを活用して情報やノウハウが共有出来れば、業務の効率化や人材育成コストの削減など様々なメリットが期待出来ます。

一方で情報共有やコミュニケーションの活性化などは、いざツールを導入したからといってすぐに上手くいくものではありません。社内での運用を定着させるには記事の投稿・編集を習慣化するための取り組みや管理者の選定などやるべき事も多いです。

さらには、上手くいっている企業のツールをそのまま利用したら自社も上手くいくかといえば、企業規模や業種、企業文化など様々な違いもあることから100%上手くいくとは言い切れません。

故に、社内全員が使いやすいと感じる社内wiki構築は、ツール選びの前から始まっているとも言えます。

快適な仕事環境を実現するためにも、社内wikiを正しく導入・運用してみてくださいね^^

https://liberalwoods.com/productivity-1/

https://liberalwoods.com/productivity-2/

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